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Zotero : gérer sa bibliographie et ses PDF

  comment s'y retrouver ?

Vous allez collecter des références bibliographiques pendant plusieurs mois, voire plusieurs années...  La masse de documents enregistrés dans Zotero peut être considérable !

Zotero vous permet de structurer et classer votre bibliothèque, en rangeant au même endroit la référence bibliographique, la capture d'écran du site où vous l'avez repérée, vos notes de lecture et le fichier PDF du texte intégral.

De façon générale, il importe de toujours relire l'intégralité des données collectées. Voici quelques astuces pour vous aider.


créer des collections

Zotero permet de structurer sa bibliothèque en créant des collections et des sous-collections (avec autant de niveaux que vous le souhaitez).

 

L'icône associée à la collection est le dossier mais une collection Zotero s'apparente davantage à une vue qu'à un dossier :

  • un document peut apparaître dans plusieurs collections, mais il existe en un seul exemplaire ; 
  • glisser un document de la collection X dans la collection Y l’ajoute à la collection Y mais ne le retire pas de la collection X ; 
  • supprimer une collection ne supprime pas les documents de la collection ; 
  • supprimer un document d’une collection ne le supprime pas de la bibliothèque.

On dispose de plusieurs possibilités pour assigner une collection à un document :

  • sélectionner la collection cible lorsque vous enregistrez le document dans Zotero ; 
  • glisser le document dans la collection ; 
  • glisser + Maj le document dans la collection : retirer le document d'une collection pour lui en assigner une autre.

Il est facile de...

  • créer des collections temporaires, pour des projets par exemple ; 
  • exporter la collection (au format RIS, CSV, etc.) en un clic-droit, et générer une bibliographie ;
  • repérer les collections dans la fenêtre classique d'ajout de citation du plug-in de traitement de texte.

Mais….

  • la fenêtre dans laquelle apparaissent les collections est très petite ;
  • il faut sélectionner un document et appuyer sur Ctrl (ou Alt sur Mac) pour afficher en surbrillance les collections qui lui ont été assignées ; 
  • les collections ne sont pas récursives, cela signifie que les documents d'une sous-collection n'apparaissent pas dans la collection supérieure. Ce paramètre peut être modifié comme suit :  saisir about:config dans la barre d'adresse de Firefox  >  chercher extensions.zotero.recursiveCollections  > indiquer la valeur true.

utiliser les marqueurs

Les marqueurs (ou tags, mot-clés) facilitent la recherche dans la bibliothèque, et peuvent aussi vous permettre d’organiser votre travail.
Vous pouvez les récupérer en même temps que les documents (author keywords , indexation du catalogue de la bibliothèque, etc.)  et/ou en ajouter vous-même à un document.

Un marqueur n'existe pas indépendamment :

  • pour créer un marqueur vous devez l'ajouter à l'un des documents auquel il s'applique ;
  • quand le dernier document comportant un marqueur est supprimé, le marqueur l'est aussi ; 
  • dans l'onglet Marqueurs d'un document, on peut créer plusieurs marqueurs simultanément en les séparant par Maj.+Entrée ou par copie d’un fichier multi-ligne (on peut ainsi importer un thésaurus complet).

 

Vous pouvez éditer vos marqueurs :

  • à partir du menu des marqueurs, le clic-droit sur un marqueur vous permet de le supprimer ou de le renommer : la mise à jour est automatique dans tous les documents auquel le marqueur est associé ; 
  • pour appliquer un marqueur à un ensemble de documents, on glisse les documents sur le marqueur.

 

Vous pouvez distinguer les 9 marqueurs que vous utilisez le plus en leur attribuant une couleur et un raccourci clavier (clic-droit sur le marqueur).

 

  • le marqueur auquel le raccourci 1 est associé apparaîtra toujours en 1er dans la fenêtre des marqueurs
  • une pastille de couleur identifiera les documents correspondants
  • il vous suffira d'appuyer sur 1 pour assigner/retirer le marqueur à un ou des documents.

Les avantages des marqueurs : 

  • on peut créer de nombreux marqueurs sans risque de redondance, grâce à l'auto-complétion ; 
  • l'onglet Marqueurs d'un document permet de visualiser et modifier immédiatement les marqueurs associés ; 
  • sélectionner un ou plusieurs marqueurs filtre la liste des documents pour n'afficher que ceux auxquels ils sont associés.

Mais...

  • les marqueurs n'apparaissent pas dans la fenêtre classique d'ajout de citation du plug-in de traitement de texte ; 
  • récupérer les marqueurs peut parfois être une source de bruit : l'ajout automatique des marqueurs peut être désactivé dans les Préférences > Générales.

gérer vos pièces jointes

Zotero vous permet non seulement de stocker vos références bibliographiques, mais aussi vos notes de lecture et fichiers attachés.
Attention : seul le format PDF est autorisé directement dans Zotero. Le stockage d’images ou de vidéos n’est pas possible, mais vous pouvez ajouter des liens.

  • Récupérez automatiquement les PDFs

Dans Préférences > Générales > Gestion des fichiers, cette option permet de récupérer en même temps que le document son fichier joint (référence d'un article + PDF du texte intégral par exemple).
Elle fonctionne uniquement pour les plateformes académiques en texte intégral comme Cairn, Jstor ou Political Science Complete.
Vous pouvez à tout moment désactiver cette fonctionnalité (qui nécessite une connexion réseau).

  • Renommez automatiquement les PDFs

Lorsqu’un PDF est joint à un élément Zotero existant ou que des métadonnées sont récupérées à partir d’un PDF, Zotero renomme  automatiquement ce fichier PDF en fonction des métadonnées de son élément parent.

Vous pouvez désactiver le renommage automatique depuis Préférences > Générales.

  • Personnalisez votre lecteur PDF

Si Zotero ouvre les fichiers PDFs avec le lecteur par défaut de votre système, vous pouvez paramétrer l’utilisation d’un autre lecteur PDF pour les fichiers de Zotero.
Cela peut s’avérer utile si votre système par défaut vous satisfait pour la plupart des PDFs, mais que vous préférez utiliser une autre application pour les annotations.
Rendez-vous dans Préférences > Générales.

  • Ajoutez un fichier a posteriori

 Le trombone (ou le clic-droit sur un document) permet d'associer un fichier à un document selon 2 méthodes :
Joindre un lien vers le fichier... on ajoute dans le document un lien vers le fichier stocké quelque part sur l'ordinateur ;
Joindre une copie enregistrée du fichier... on copie le fichier sélectionné dans un sous-dossier du dossier zotero\storage : les fichiers sont copiés dans les dossiers système de Zotero.

  • Accédez aux PDFs de Sciences Po : résolveur de liens

Afin de consulter et citer les ressources numériques de Sciences Po même à distance, paramétrez le résolveur de liens de la bibliothèque.
Pour ce faire, rendez vous dans Préférences > Avancées > Générales > OpenURL, Cherchez des résolveurs de liens, et sélectionner celui de la bibliothèque.

  • Utilisez les notes

À chaque référence enregistrée dans Zotero, vous pouvez associer des notes de lecture.

Il s’agit d’un petit logiciel de traitement de texte intégré à l’outil, qui permet de prendre ses notes de lecture ou autre, tout en les mettant en forme.

Cliquez sur l’onglet Notes puis sur Ajouter. Une fenêtre s’affiche : saisir le texte de la note. L’enregistrement est automatique.

Toutes les notes associées à une référence se retrouvent dans l’arborescence.

Vous pouvez aussi rapidement imprimer ces notes de lecture par un simple clic-droit > Établir un rapport à partir du document.



afficher et trier

Le panneau central de votre bibliothèque présente les références sous forme de colonnes (Titres, Créateur, date).

Il est possible d'effectuer un tri sur chacune de ces colonnes.

En cliquant sur cette icone , il est aussi possible d'afficher de nouvelles colonnes pour la présentation des références (type, publication, éditeur, langue, date, etc.).


nettoyer vos données

Les données récupérées automatiquement nécessitent parfois d’inverser le nom et le prénom d’un auteur.

Cette option s’affiche par un simple clic-droit (ou ctrl + clic gauche) dans le contenu du champ, et concerne tous les champs de type Auteur (y compris Éditeur, Traducteur, Compositeur, etc.).

Si l'auteur est une entité ou un organisme, vous pourrez fusionner les champs nom et prénom (Afficher un champ unique) afin de ne pas être pollué par des champs vides lorsque vous générerez votre bibliographie.

Vous pouvez modifier la casse dans un champ de données.

L'option, accessible via un clic-droit (ou ctrl + clic gauche), offre deux possibilités :

  • Initiales En Majuscules (ou mode titre)
  • Lettre capitale en début de phrase (ou mode phrase)

La « Boîte à outils des historiens » a présenté le recours aux balises HTML pour appliquer à quelques mots des modifications typographiques à l'intérieur d'un champ.

Voici les balises utilisables :

<i> et </i> pour des italiques
<b> et </b> pour mettre en gras
<sub> et </sub> pour mettre en indice
<sup> et </sup> pour mettre en exposant
<span style="font-variant:small-caps;"> et </span> pour mettre en petites majuscules

Zotero ne gère pas les doublons a priori et vous laissera enregistrer 50 fois la même référence. Mais il est possile de lancer une recherche a posteriori, qui s'effectue sur les champs titre, DOI et ISBN.

Si les documents à fusionner diffèrent l'un de l'autre, Zotero vous demandera de choisir la version à conserver et vous pourrez reporter sur cette version des informations présentes dans la (ou les ) autre(s) version(s).

Les pièces jointes et les notes ne sont pas supprimées lors de la fusion, elles sont toutes reportées sur la version du document conservée.

Le document conservé se retrouvera dans toutes les collections ou sous-collections dans lesquelles un doublon était présent initialement.


enregistrer vos recherches

  Grâce à la barre de recherche simple, vous pouvez à tout moment rechercher un mot dans les références et/ou le texte intégral de votre bibliothèque.

  La recherche avancée vous permet de construire des requêtes plus complexes à l’intérieur de votre bibliothèque.

Attention : le moteur de recherche de Zotero est sensible aux accents…

  Les recherches enregistrées équivalent à des entrées de classement qui se mettent à jour automatiquement.

Le formulaire de recherche avancée vous permet de créer des requêtes complexes grâce à la possibilité de combiner tous les champs, y compris les champs Marqueur et Collection.

Avant de créer une collection ou un marqueur, assurez-vous que vous ne pouvez pas parvenir au même résultat grâce à une recherche enregistrée.


besoin d'aide ?

Contactez-nous !

Anna Couthures-Idrizi & Noémie Prevel

zotero.bib@sciencespo.fr

ou passez à la bibliothèque de recherche

Tous les jeudis après-midi, de 13h30 à 18h00, sans RDV

Dernière mise à jour: May 13, 2020 9:00 PM